Jak myślisz, do kogo można się zwrócić w przypadku naruszenia lub nieprzestrzegania standardowych procedur?
W organizacji osoby odpowiedzialne za zarządzanie incydentami obejmującymi odchylenia od procesów lub potencjalne naruszenia i zgłaszanie ich organom/agencjom regulacyjnym, kierownictwu firmy, wewnętrznym zespołom ds. zgodności/zarządzania ryzykiem i pracownikom są wspólnie określane jako odpowiedni personel.
Oto zestawienie tego, kto może zostać wyznaczony jako odpowiedni personel w różnych okolicznościach:
1. Niepoważne naruszenie:
W przypadku naruszeń innych niż poważne, odpowiedni personel może obejmować:
- Bezpośredni przełożony lub menedżer:odpowiedzialny za wstępne dochodzenie i dokumentację.
- Specjalista ds. ochrony danych:pomaga ocenić potencjalne skutki dla prywatności i zapewnia wskazówki.
- Zespół ds. bezpieczeństwa:współpracuje nad aspektami technicznymi i strategiami zabezpieczania.
2. Poważne naruszenie:
W przypadku poważniejszych naruszeń, które mogą mieć znaczący wpływ na poszczególne osoby, odpowiedni personel może zostać rozszerzony o:
- Kierownictwo wyższego szczebla lub zarząd:zaangażowane w podejmowanie decyzji i wydawanie oświadczeń.
- Dział prawny:udziela porad w zakresie wymogów regulacyjnych i implikacji prawnych.
- Zewnętrzny doradca prawny:pomaga w zarządzaniu sporami sądowymi lub karami wynikającymi z naruszenia.
3. Przestrzeganie przepisów przez pracowników:
W przypadkach związanych z kwestiami zgodności pracowników lub naruszeniami kodeksu postępowania, odpowiedni personel może obejmować:
- Dział Zasobów Ludzkich:zajmuje się sprawami dyscyplinarnymi i zapewnia zgodność z politykami.
- Specjalista ds. etyki i zgodności:bada i reaguje na naruszenia zasad etyki.
- Zespół ds. audytu i zarządzania ryzykiem:ocenia kontrole i przedstawia rekomendacje.
4. Łańcuch dostaw i interakcje z partnerami:
Jeśli naruszenie dotyczy dostawców, dostawców lub partnerów, odpowiedni personel może również obejmować:
- Zewnętrzny zespół ds. zarządzania ryzykiem:zapewnia zgodność ze standardami cyberbezpieczeństwa i prywatności.
- Dział kontraktów i zakupów:współpracuje z podmiotami zewnętrznymi w celu przeglądu umów.
Należy pamiętać, że podział obowiązków i wyznaczenie odpowiedniego personelu może się różnić w zależności od konkretnego naruszenia, przepisów branżowych i polityk wewnętrznych. Niezbędne jest ustalenie jasnego planu reagowania na incydenty, który określa, kogo należy powiadomić i zaangażować na każdym etapie procesu.
