Jak reagujesz na skargę dotyczącą obowiązku staranności?

1. Przeproś za tę sytuację .

Rozpocznij swoją reakcję od przeprosin za sytuację i wyrażenia swoich obaw. 

Na przykład:„Przykro mi słyszeć, że masz negatywne doświadczenia z naszą firmą. Wszystkie skargi dotyczące naszego obowiązku zachowania ostrożności traktujemy poważnie i dokładnie zbadamy sprawę”.

2. Zbadaj skargę .

Przeprowadź dokładne dochodzenie w sprawie skargi. Zbierz wszystkie istotne informacje, w tym wszelkie oświadczenia świadków i dokumentację związaną ze zdarzeniem.

3. Skontaktuj się ze składającym skargę.

Skontaktuj się ze stroną składającą skargę, aby omówić sytuację i zebrać dodatkowe informacje. Może to obejmować umówienie spotkania, rozmowy telefonicznej lub wymiany e-maili. Aktywnie słuchaj ich obaw i notuj ich uwagi.

4. Podejmij odpowiednie działania.

W oparciu o wynik dochodzenia podejmij wszelkie niezbędne działania, aby rozpatrzyć skargę i zapobiec podobnym zdarzeniom w przyszłości. Może to obejmować wdrożenie nowych zasad lub procedur, zapewnienie dodatkowego szkolenia pracownikom lub dyscyplinowanie pracowników, którzy naruszyli zasady firmy.

5. Skontaktuj się ze osobą składającą skargę .

Po podjęciu działań skontaktuj się ze osobą składającą skargę, aby poinformować ją o krokach podjętych w celu rozwiązania problemu.

Wyraź swoją wdzięczność za ich opinie i zapewnij ich, że zależy Ci na zapewnieniu wszystkim pozytywnego i bezpiecznego środowiska.

6. Monitoruj sytuację.

Uważnie monitoruj sytuację, aby upewnić się, że podjęte działania naprawcze skutecznie zapobiegają występowaniu podobnych incydentów.

W razie potrzeby dokonaj niezbędnych zmian w swoich zasadach i procedurach. Odpowiadając na skargi w sposób terminowy i profesjonalny, możesz pokazać swoim klientom, że cenisz ich obawy i zależy Ci na zapewnieniu wysokiego poziomu opieki.