Jakiego rodzaju rejestry chciałbyś mieć w miejscu pracy związane z dyskryminacją w jakiejkolwiek formie?
1. Raport z incydentu:
- Osoba, która doświadczyła lub była świadkiem dyskryminacji, powinna wypełnić formalny raport o zdarzeniu. Powinno zawierać szczegółowe informacje, takie jak data, godzina, miejsce zdarzenia i dokładny opis tego, co się wydarzyło.
2. Zeznania świadków:
- Jeżeli byli jacyś świadkowie incydentu dyskryminującego, ich zeznania powinny zostać zapisane. Stwierdzenia te mogą zapewnić dodatkowe perspektywy i wsparcie dla osoby składającej raport.
3. Zapisy komunikacji:
- Prowadź rejestr wszelkiej komunikacji związanej z incydentem, w tym wiadomości e-mail, SMS-y lub pisemne notatki. Mogą one być cenne przy ustaleniu harmonogramu wydarzeń i charakteru dyskryminacji.
4. Dowód fizyczny:
- Jeśli istnieją jakiekolwiek fizyczne dowody związane ze zdarzeniem, takie jak dokumenty, nagrania lub zrzuty ekranu, należy je zebrać i zabezpieczyć.
5. Dokumentacja kadrowa:
- Prowadź dokumentację wszelkich działań podjętych przez dział zasobów ludzkich w odpowiedzi na incydent. Obejmuje to wszelkie dochodzenia, przeprowadzone przesłuchania i wszelkie podjęte środki dyscyplinarne.
6. Dokumenty dotyczące zasad i procedur:
- Należy mieć w aktach kopie zasad i procedur firmy dotyczących dyskryminacji, molestowania i równych szans w zatrudnieniu. Dokumenty te świadczą o zaangażowaniu organizacji w zapobieganie takim incydentom i radzenie sobie z nimi.
7. Rekordy szkoleń:
- Prowadź dokumentację wszelkich szkoleń przeprowadzonych dla pracowników na temat dyskryminacji, różnorodności, włączenia i wrażliwości. Zapisy te mogą wykazać, że organizacja aktywnie zapobiega dyskryminacji.
8. Dokumenty prawne:
- Jeśli incydent przerodzi się w kwestię prawną, taką jak pozew lub dochodzenie prowadzone przez organ regulacyjny, należy zachować całą dokumentację prawną związaną ze sprawą, w tym nakazy sądowe, ugody lub wszelkie ustalenia z dochodzeń.
9. Plany działań naprawczych:
- Jeśli w wyniku incydentu zostaną podjęte jakiekolwiek działania naprawcze, takie jak zmiany w zasadach, procedurach lub środkach dyscyplinarnych, udokumentuj te działania i ich wyniki.
10. Umowy o zachowaniu poufności:
- Jeśli strony uczestniczące w zdarzeniu podpiszą jakąkolwiek umowę o zachowaniu poufności, należy zachować kopie tych umów w aktach.
Prowadząc tego typu rejestry, organizacje mogą zapewnić dokładną dokumentację incydentów w miejscu pracy związanych z dyskryminacją, ułatwiając uczciwe dochodzenia i wykazując zaangażowanie w utrzymanie wolnego od dyskryminacji środowiska pracy.
